12、實質性響應具體規(guī)定
在采購文件編制中，必須對什么是實質性響應作出具體規(guī)定。
所謂實質性響應，是指投標文件應與招標文件所有實質性條款、條件和要求相符，無顯著差異或保留（所謂無顯著差異或保留是指對工程的發(fā)包范圍、質量標準及適用性產(chǎn)生實質影響），或者對合同中約定的招標人權利和投標人義務方面造成重大限制，糾正這些顯著差異或者保留，將會對其他實質性響應招標文件的投標文件的投標人的競爭產(chǎn)生不公正影響。
在招標投標過程中，招標與投標實質上是一種買和賣的行為，只不過這種買與賣完全遵循公開、公平和公正的原則，按著法律規(guī)定的程序和要求進行，這與傳統(tǒng)物資采購相比，無論是采購的管理思想還是采購方式，都有很大的不同。
對于招標方來說，采購的所有要求和條件完全體現(xiàn)在招標文件之中，這些要求和條件就是評標委員會評價投標人能否中標的依據(jù)，除此之外不允許有額外的要求和條件。
而對于投標人來說，必須完全按照招標文件的要求編寫投標文件，如果沒有按照招標文件要求作出響應，或者響應不完全，或者對某些重要方面和關鍵條款沒有作出響應，或者這種響應與招標文件的要求存在重大偏差，都可能導致投標無效。
而投標供應商投標無效在很大程度上是對招標文件的實質性要求沒有理解，造成沒有對招標文件的實質性要求作出響應。當然，與有些招標采購機構在招標文件中沒有對實質性要求作出明確規(guī)定有關。因此，必須對招標文件的實質性要求作出具體規(guī)定。
13、合同格式及主要條款
制作招標文件時，招標人應向投標人提供統(tǒng)一的合同參考格式，便于投標供應商在充分掌握項目具體情況，理解招標采購意圖，并在中標后與采購人簽訂合同時直接采用合同格式。一般情況下，合同格式和主要條款應作為招標文件的重要組成部分，是向投標供應商提供中標后所應簽署的合同基本格式，并針對項目的具體內容就其商務部分提出要求，同時對合同的主要條款作出明確規(guī)定。
?必須說明合同價款所包括的項目和內容。例如，對于網(wǎng)絡系統(tǒng)集成項目合同，總價款應該有網(wǎng)絡設備、設備運輸、設備安裝調試、綜合布線、軟件供應及安裝調試、系統(tǒng)集成、系統(tǒng)運行調試、人員培訓、保修期限及其保修責任等多個構成部分，必須作出詳細說明。
?合同主要條款必須對項目所涉及的貨物的技術規(guī)格、品牌、型號、基本配置、原產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等內容提出明確要求和規(guī)定，一般可用設備清單表述。
?合同主要條款必須對工期或交貨期、保修期提出明確要求，作出明確規(guī)定。
?應根據(jù)項目采購方案，對項目所涉及的產(chǎn)品或設備，包括備品、配件等提出明確的技術要求，并對質量保證措施作出明確規(guī)定。
?必須對供應商提供的服務項目，包括服務項目的內容和要求、所依據(jù)的規(guī)范標準作出明確規(guī)定。
?詳細規(guī)定驗收主體，即由哪一方組織驗收，哪幾方參與驗收，驗收時依據(jù)的標準，驗收的時間，驗收報告的形成及其效力，對驗收不合格問題的處理等。
?必須明確規(guī)定合同款項結算的方式、期限，如屬分期付款，則應明確付款期限和付款比例，付款時的依據(jù)和相關程序等。
?合同履行過程中雙方的違約責任及違約時的處置辦法應作出具體規(guī)定。
?對合同需要變更、中止或者終止的情形，必須事先作出規(guī)定，并要在合同主要條款中對這些情形予以明確。
?必須明確規(guī)定合同履行過程中的不可抗力因素，這些因素一般應包括地震、自然災害和不可預見的意外，如空難、交通事故等。
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